1. Consideraciones de rediseño organizacional : descripción de los procesos críticos
Procesos principales: descripción detallada
a) Atención al cliente
i. Atención mesa
§ Llegada del o los clientes al establecimiento.
§ Él o ellos verifican que haya alguna mesa desocupada y toman asiento.
§ Los mozos les entregan una carta y se retiran mientras el cliente hace su pedido. (En algunos casos cuando los clientes ya traen en mente lo que van a pedir, el mozo los atiende en seguida sin necesidad de mostrarles la carta).
§ Se acerca un mozo y toma el pedido de manera escrita en una nota de pedido indicando el número de mesa correspondiente, se generan el original y la copia. Cabe resaltar que algunos mozos, lo toman mentalmente y luego lo apuntan de forma escrita. El original se queda en recepción (los originales son atravesados en una especie de clavos largos) y la copia va directamente a cocina.
En esta parte del proceso suele haber desorden puesto que no siempre se toma en cuenta el orden de llegada.
§ Se da un tiempo de espera mientras se preparan los platos aproximadamente 10 minutos para lo más sencillo o de 20 a más para lo que son frituras y al vapor.
§ Los platos van saliendo dependiendo de la facilidad de la elaboración, primero los más sencillos y luego los más difíciles. Cabe resaltar que en caso de conocer bien a los clientes que se estén atendiendo en ese momento, lo pueden hacer a medida de tal forma que les entregan todo junto o plato por plato, de acuerdo a lo que ya conocen de ellos.
§ Generalmente se les cobra al terminar de degustar los platos que han solicitado. Salvo que el establecimiento esté por cerrar, se le pide disculpas al cliente y se le cobra ni bien ha hecho el pedido. Puede ser al contado con tarjeta.
Si es al contado: se entrega el dinero al mozo, éste lo lleva a la caja para que se cobren y solicita el vuelto (si lo hay) para luego entregarlo al cliente.
Si es al crédito: se entrega la tarjeta y el DNI al mozo, diciéndole el número de cuotas, éste lleva la tarjeta a la caja para que el trámite sea realizado por la cajera. La tarjeta se pasa por el POS y luego es devuelta con el Boucher respectivo para la firma del cliente en su mesa. Finalmente el original se queda con la caja y la copia con el cliente.
i. Atención calle (que hace un pedido para llevar)
§ Llegada del o los clientes al establecimiento, específicamente al mostrador de atención.
§ La señorita administradora les entrega la carta para que hagan su pedido directamente o si lo tienen en mente lo puedan indicar.
§ Una vez claro el pedido a realizar lo apunta en una nota de pedido y ella misma lo envía a cocina o lo envía con algún mozo.
§ Se da un tiempo de espera mientras se preparan los platos aproximadamente 10 minutos para lo más sencillo o de 20 a más para lo que son frituras y al vapor. El cliente espera parado o a veces sentado en alguna mesa desocupada o va y viene a hacer algún trámite corto, hasta que esté su pedido.
§ El pedido es empaquetado y entregado todo junto por la administradora. Con todo listo el cliente se marcha.
§ Se cobra inmediatamente hecho el pedido. Puede ser al contado con tarjeta.
Si es al contado: se entrega el dinero a la administradora/cajera, y ésta ahí mismo se cobra y entrega el vuelto (si lo hubiere).
Si es al crédito: se entrega la tarjeta y el DNI a la cajera, diciéndole el número de cuotas, ella pasa la tarjeta por el POS y luego es devuelta con el Boucher respectivo para la firma del cliente. Finalmente el original se queda con la caja y la copia con el cliente.
A tener en cuenta:
v Los mozos no tienen asignadas mesas respectivas.
v Los mozos cumplen múltiples funciones: atención de mesas, se encargan de acomodar y secar los utensilios y de la limpieza del establecimiento una hora antes de abrir (11am). Se distribuyen el trabajo conforme lo crean conveniente.
v Lo ideal sería que los platos salieran todos juntos, pero hay pocos cocineros.
v Monto mínimo de tarjeta de crédito es 10 soles y de débito 15 soles.
v El monto mínimo en delivery es de 10 soles y los costos de movilidad son asumidos por el cliente.
v No generan base de datos ni a través del delivery ni con los clientes frecuentes que toman una mesa.
i. Delivery
ü El cliente hace una llamada al Chifa para hacer un pedido.
ü La cajera/administradora anota el pedido, la dirección y la familia, en cualquier hoja que tenga a la mano.
ü La cajera/administradora le indica el monto del pedido y le consulta al cliente con cuánto desea pagar, para tener el vuelto listo.
ü Se emite la nota de pedido con lo solicitado, el original se queda en caja y la copia a cocina.
ü Se espera a que esté el pedido.
ü Cualquiera de los mozos entrega el pedido.
ü EL cliente recibe su pedido y cancela en efectivo con la cantidad que había estipulado y se le entrega el vuelto (si lo hubiere).
Como se aprecia los procesos principales son engorrosos y demasiado largos, generan mal empleo del tiempo y no son óptimos por ello se cree conveniente la implementación de un software.
1. Flujo de información entre área
El flujo de información de entre áreas es de forma directa hablada, no utilizan ningún tipo de tecnología es tal cual muestran los diagramas.
En casos importantes a través de la señorita cajera en representación de sus compañeros y por parte del cocinero, en representación del área de cocina.
2. Modelado del Sistema ( descriptivo, que quisiéramos que haga el sistema )
· Que se pueda registrar cada mesa con su número y pedido correspondiente, el mozo y el turno de llegada.
· Que pueda contener los platos y que se encuentren debidamente agrupados, incluyendo una categoría de favoritos.
· Algún equipo que al instalar el software se pueda ingresar de manera directa los pedidos de los clientes de manera detallada, indicando la hora de llegada, el número de mesa, para solicitarlos por orden, de manera más rápida, para lo cual recomendaríamos una pantalla táctil. Para evitar que los mozos tengan que gritarlos e incomodar a los clientes, sobre todo cuando suceden los cuellos de botellas.
· Que el sistema contemple las diferentes formas de pago: efectivo, tarjetas, otros valores, etc. Permitiendo llevar la facturación, para poder determinar los ingresos mensuales e ir deduciendo gastos.
· Que permita una gestión administrativa y contable completa, permitiendo cierre de caja e impresión de los comprobantes de pago detallados.
· Generación de base de datos de los clientes ya sea por la emisión de facturas o a través de sus teléfonos por delivery.
1. Diseño técnico y modelado de datos
Menú detallado de opciones necesarias
Estructura del software:
Artículos (platos)
· Agregar /modificar.
· Actualización de precios.
Clientes:
· Agregar/modificar.
Unidades de medida:
· Código de unidad.
· Descripción de la unidad.
· Dígitos de decimales.
Ventas:
· Facturas/boletas
· Remitidos
· Presupuestos.
· Notas de crédito.
· Cobranzas.
· Consultar facturas.
· Consultar remitidos.
· Consultar notas de crédito.
· Consultar presupuesto.
Proveedores:
· Agregar/modificar.
Vendedores:
· Agregar/modificar.
· Reporte de ventas.
Caja:
· Ingresos varios.
· Gastos varios
· Retiros
· Caja de día.
Reportes:
· Ventas.
· Compras.
· Devoluciones.
· Remitos.
· Presupuestos
· Artículos.
· Clientes.
· Pago a proveedores.
Diseño Técnico:
Clientes:
· Código del cliente.
· Contacto.
· Razón social.
· Dirección.
· Código de cuidad
· Provincia
· País.
· Teléfono fijo.
· Teléfono móvil.
· Email.
· Fax.
· Sitio Web.
Artículo(plato)
· Código del artículo(plato)
· Descripción del artículo(plato)
· Prcio.
· IGV.
· En promoción.
Proveedores:
· Código del proveedor.
· Contacto.
· Código de forma o razón social
· Dirección.
· País.
· Localidad.
· Provincia.
· Código de país.
· Teléfono fijo.
· Teléfono móvil.
· Email.
· Fax.
· Sitio Web.
· Código forma de pago
Unidades de medida:
· Código de unidad.
· Descripción de la unidad.
· Dígitos de decimales.
Formas de pago:
· Código de la forma de pago.
· Descripción de la forma de pago.
Bancos:
· Código de bancos.
· Descripción de bancos.
Familia de artículo(plato)
· Código de familia de artículo(plato)
· Nombre de la familia del artículo(plato)
Factura de Venta:
· Código de la factura.
· Fecha.
· Código de forma de pago.
· Código del artículo.
· Precio.
· Código del IGV.
· Código del cliente.
· Neto
· Descuento.
· Subtotal.
· IGV.
· TOTAL
No hay comentarios:
Publicar un comentario